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電子契約に取引先が対応してくれない時の3つの選択肢｜紙併用ルールと「相手に負担をかけない」送り方
結論: 「相手に費用も登録も発生しない」ことを先に伝え、それでも無理なら紙と併用するルールを社内で決めておく
電子契約を入れたのに取引先が応じてくれない、という相談の大半は、相手が「自社もサービスに加入して費用を払う必要がある」と誤解しているか、社内の押印ルールが変えられないかのどちらかです。前者は説明で解決し、後者は「紙で締結する取引先を残す」運用ルールを持っていれば業務は止まりません。
この記事では、①取引先に負担をかけない送り方、②紙と併用する場合の社内ルール、③それでも断られた場合に電子契約を諦めるべきかの判断基準、の順で整理します。
なぜ取引先は応じてくれないのか
取引先が電子契約を断る理由は、大きく3つに分かれます。
- 費用と手間の誤解: 「自社も契約・登録しないといけないのでは」「システム利用料がかかるのでは」という誤解
- 社内の決裁ルール: 「契約書は代表印を押す」と社内規程で決まっていて、担当者の判断では変えられない
- 法的な不安: 「電子でも本当に有効なのか」「裁判で証拠になるのか」という不安
1は情報で、3は法律の説明で解決できます。2だけは相手の会社の問題なので、こちらが運用で吸収する必要があります。
選択肢①: 取引先に費用も登録も発生しない送り方を選ぶ
多くの電子契約サービスは、送信側だけが契約し、受信側はメールで届いたリンクから書類を確認して合意する方式を採っています。クラウドサインの場合、公開されている料金プランでは、Lightプランが月額11,000円（税抜）、送信件数ごとの費用が1件220円（税抜）と案内されており、費用は送信側にかかる構造です（出典: クラウドサイン 料金プラン）。
取引先に伝えるべきことは次の3点に絞ると誤解が解けやすくなります。
- 「御社側の費用は発生しません（費用は当社負担です）」
- 「御社側でアカウント登録やソフトのインストールは不要で、メールのリンクから内容を確認して合意ボタンを押すだけです」
- 「締結後のPDFは御社にもメールで届き、保管は御社の任意の方法で構いません」
初回は、契約書本体を送る前に**「電子契約の流れ」を1枚にまとめた案内**を添えると、担当者が上司に説明しやすくなります。
選択肢②: 紙と併用する社内ルールを先に決める
取引先の押印ルールが変えられない場合、その取引先だけ紙で締結するのが現実的です。問題は「どの取引先が紙で、どこに原本があるか」が管理できなくなることなので、併用する前に次のルールを決めておきます。
| 項目 | ルール例 |
|---|---|
| 電子を原則とする範囲 | 新規取引先・当社ひな形の契約はすべて電子で打診する |
| 紙を認める条件 | 取引先が書面で拒否した場合、または相手先ひな形で押印欄が必須の場合 |
| 紙契約の管理 | 締結後にスキャンし、電子契約サービスの書類管理機能または共有フォルダに「紙原本あり」のタグで保管 |
| 原本の保管場所 | 部署ごとに分けず、法務・総務の1か所に集約 |
| 見直し時期 | 年1回、紙で締結した取引先に電子への切り替えを再打診 |
クラウドサインには送信していない書類をインポートして管理する機能が料金表に記載されており、紙で締結した契約も同じ場所で管理できます（出典: 同上）。紙と電子を別々に管理しないことが、併用運用を破綻させないポイントです。
選択肢③: 断られた取引先は「電子契約の対象外」と割り切る判断基準
すべての取引先を電子化しようとすると、担当者の説得コストが導入効果を上回ります。次の基準で線を引くと、社内で「なぜあの会社だけ紙なのか」という議論を減らせます。
- 年間の契約件数が1〜2件の取引先: 説得コストのほうが高い。紙で構わない
- 相手先ひな形での契約が多い取引先: 相手の書式に従う場面が多く、電子化の主導権がこちらにない
- 契約件数が多い・更新が毎年ある取引先: ここは説得する価値がある。担当者ではなく、相手の法務・総務に直接説明の機会をもらう
法的な不安に答える: 電子署名法の位置づけ
「電子でも有効か」という不安には、電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）を根拠に答えます。同法第3条は、本人による一定の電子署名が行われた電磁的記録について、真正に成立したものと推定する旨を定めています（出典: e-Gov法令検索「電子署名及び認証業務に関する法律」）。事業者署名型（立会人型）サービスの法的評価については、総務省・法務省・経済産業省が2020年に見解を公表しており、各サービスの公式サイトでその見解に基づく説明が案内されています。取引先の法務担当には、サービス会社の公式説明ページをそのまま共有するのが最も手早い方法です。
なお、法令で書面が義務づけられている一部の契約類型は電子化できない場合があるため、対象の契約が該当しないかは事前に確認してください。
よくある質問
Q. 取引先が「電子契約は無料版のサービスでしか対応しない」と言います。 受信側は基本的に費用が発生しないため、無料版かどうかは受信側には関係ありません。「御社側の費用は0円です」と改めて伝えてください。
Q. 紙で締結した契約に印紙は必要ですか？ 紙の契約書は印紙税の課税文書に該当する場合があります。電子契約は文書の作成に当たらないとして印紙税の対象外とされていますが、個別の判断は税理士または税務署にご確認ください。
Q. 取引先が電子契約に応じたあと、担当者が変わって紙に戻されました。 締結の方式を契約書本文または覚書に「本契約は電子契約サービスにより締結する」と明記しておくと、担当者交代時の揺り戻しを防ぎやすくなります。
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