税理士・社労士・行政書士事務所の問い合わせ対応をAIで自動化する前に —
守秘義務と外注先の確認事項

AI社員 編集部

2026年10月9日

「税理士事務所 問い合わせ 面談予約 AI 自動化」「行政書士 問い合わせ 対応 AI」などと検索している方は、ホームページや紹介経由の問い合わせへの返信が営業時間外に溜まる、繁忙期に初回面談の日程調整が追いつかない、同じ質問（料金、対応地域、必要書類）に繰り返し答えているといった課題を感じていると思います。一方で、依頼者の秘密情報を扱う立場から、「AIに任せて問題ないのか」「外注先に情報を見せてよいのか」という不安もあるのではないでしょうか。

この記事では、士業事務所が問い合わせ対応をAIや外注先に任せる前に決めておくことを、守秘義務、任せる範囲、情報の預け方、外注先への質問の順に整理します。具体的な税務・法律上の判断を示すものではなく、一般的な考え方の整理です。問い合わせ対応を作業に分解する基本の考え方は、問い合わせの一次対応をAIで自動化する前にでも紹介しています。

士業の守秘義務は、各士業の法律に定められている

士業には、業務を通じて知った依頼者の秘密を守る義務があります。主な士業ごとの根拠規定は次のとおりです。条文はe-Gov法令検索で確認できます。

これらは、正当な理由なく業務上知り得た秘密を漏らしてはならないという趣旨の規定です。条文の細かな文言や例外、事務所の職員に対する扱いは士業ごとに異なるため、自分の士業の法律と、所属する会（税理士会、行政書士会、社会保険労務士会など）が示している指針を確認してください。この記事は、各条文の解釈を示すものではありません。

ここで押さえておきたいのは、守秘の対象が「正式に依頼を受けた後の情報」だけとは限らない点です。初回の問い合わせの文面には、会社の経営状況、税務上の悩み、家族や従業員に関する事情など、センシティブな内容が書かれていることがあります。問い合わせの段階から、情報の扱いに注意が必要です。

問い合わせ対応を、作業に分けて考える

士業事務所の問い合わせ対応を作業に分けると、AIに任せやすい部分と、先生が持つべき部分がはっきりします。

情報の機微が高い作業ほど、AIや外注先に渡す情報を絞る工夫が必要です。たとえば、3の「内容の整理」は価値の高い作業ですが、相談内容そのものを外部に渡すことになります。一方、4と5は相談内容を見なくても進められるため、まずここから自動化すれば、守秘の面でのリスクを小さくできます。

最初に自動化するなら、日程調整と必要書類の案内

守秘義務の面での不安がある事務所は、次の順序で進めると安全です。

1. 日程調整。相談内容を読まずに、面談の候補日を提示して確定する作業です。カレンダー連携や予約フォームの設定で自動化でき、相談内容に触れません。
2. 必要書類の案内。「顧問契約の初回面談では何を持参するか」「相続の相談で事前に揃えておく資料」といった定型の案内は、相談内容を見なくても、選択された相談の種類だけで自動送信できます。
3. 受付完了の連絡。問い合わせを受け付けたことと、返信の目安を知らせる定型の返信です。
4. 相談内容の整理（社内の限定された範囲で）。AIに相談内容を渡して要点を整理させる作業は、情報の預け方を決めてから、最後に追加します。

この順序なら、最初の3つは相談の中身を外部のAIに渡さずに済み、事務所の負担を減らしながら、守秘義務についての検討を進める時間も確保できます。

先生が持つ判断 — 自動返信に入れてはいけないもの

問い合わせへの返信に、次のような内容をAIが自動で書いて送る設計は避けてください。

• 個別の見解。「それは節税になります」「その場合は申請が通ります」といった個別の判断は、事情を確認したうえで先生が行うものです。AIの返信が、意図せず個別の助言として受け取られると、後の責任問題になり得ます。
• 受任の約束。「ご依頼をお受けします」「対応可能です」といった約束は、利益相反の確認や業務の繁閑を踏まえて、先生が決めます。
• 報酬の確定。報酬の見積もりは、業務の範囲や難易度を確認してから提示します。一般的な報酬体系の案内にとどめ、個別の金額は先生が出す運用にします。
• 他の士業の独占業務に当たる内容。たとえば法律相談への回答や、他の士業の業務範囲に踏み込む案内は、弁護士法などの規制に触れるおそれがあります。AIの返信の範囲は、自分の士業の業務に関する一般的な案内にとどめてください。

AIが作るのは「下書き」にとどめ、送信前に事務所の誰かが確認する流れにしておくと、これらのリスクを下げられます。確認の負担を軽くするため、返信に使ってよい表現の一覧と、使ってはいけない表現の一覧を事前に作っておくと、確認が速くなります。

外注先・AIサービスに情報を預けるときの確認事項

個人情報保護委員会は、生成AIサービスを利用するにあたって、個人情報を含むプロンプトを入力する場合は利用目的の範囲内かを確認すること、入力した情報がAIの学習に使われないかを確認することなどを注意喚起しています（個人情報保護委員会の注意喚起）。外注先に問い合わせデータを預ける場合は、次の項目を契約前に確認してください。

契約書にこれらをどう盛り込むかは、AIの業務代行を発注する契約前チェックリストで整理しています。また、事務所の職員に対する守秘の指導と同じ水準で、外注先にも守秘義務を負わせる条項を入れることが一般的です。事務所が加入する会の指針や、顧問の専門家の意見も参考にしてください。

費用の考え方 — 3つの型

士業事務所の問い合わせ対応を自動化する費用は、次の3つの型で考えると整理しやすくなります。金額は事務所の規模や求める機能で大きく変わるため、ここでは断定しません。

費用を比較するときは、金額そのものよりも「何を自動化するのか」「何は人が行うのか」「情報の預け先はどこか」の3点が揃っているかで比べてください。補助金を活用できるかを知りたい場合は、デジタル化・AI導入補助金でAIの業務自動化は対象になる？で、制度の仕組みを確認できます。

外注先に聞く、6つの質問

1. 士業の守秘義務について、どのように理解していますか。この質問への答え方で、士業事務所の仕事を理解しているかが分かります。
2. 相談内容を見ずに進められる範囲を、先に自動化できますか。日程調整や必要書類の案内から始める提案ができるかを聞きます。
3. AIが作った返信を、送信前に事務所が確認できますか。確認の画面、通知、承認の流れを見せてもらいます。
4. 預けたデータの保管場所と、AIの学習への利用の有無を書面で示せますか。口頭だけでなく、文書での回答を求めます。
5. 秘密保持契約を結べますか。再委託の可否はどうなっていますか。再委託がある場合は、事前の承諾と同等の守秘義務を求めます。
6. やめるとき、データは削除されますか。削除の確認の方法を、契約前に確認します。

これらを確認するときは、一度の打ち合わせで結論を出さず、回答を文書で受け取ったうえで、事務所内で検討する時間を取ることをおすすめします。

小さく始める、最初の1か月の進め方

1. 1週目: 現状の把握。1か月分の問い合わせを振り返り、種類、件数、返信までの時間、日程調整にかかった手間をメモに書き出します。
2. 2週目: 型の作成。よくある質問と回答、必要書類の案内文、面談前に聞きたい項目を整理します。先生が内容を確認します。
3. 3週目: 日程調整と受付返信から試す。相談内容を扱わない範囲で、自動化を始めます。
4. 4週目: 振り返り。返信までの時間、日程調整の手間、先生の確認にかかった時間を、1週目と比べます。次に何を足すかを決めます。

この進め方なら、守秘義務に関する検討が整うまでの間も、事務所の負担を減らす効果を確かめられます。

AI社員に相談できること

AI社員では、問い合わせ対応を含む業務の自動化について、無料個別相談で現状をお聞きしています。事務所の士業の種類、問い合わせの件数、現在の対応方法、情報の扱いについての方針をお知らせいただければ、相談内容に触れずに始められる範囲から、一緒に整理します。サービス全体の費用の考え方はAI社員の制作を依頼する前に読む完全ガイドでもご確認いただけます。

よくある質問

Q. 問い合わせの内容を、ChatGPTなどの一般的なAIに入力してもよいですか。

個人情報や依頼者の秘密に当たる内容は、入力する前に、サービスの規約でデータの扱い（学習への利用の有無など）を確認する必要があります。事務所として入力してよい情報の範囲を決め、職員に周知してください。判断が難しい場合は、所属する会の指針を参照してください。

Q. 初回面談の予約を自動化すると、守秘義務に反しますか。

日程の調整だけであれば、相談内容を扱わないため、リスクは小さいと考えられます。ただし、予約フォームに相談内容を書く欄がある場合は、その情報の保管先を確認してください。

Q. AIの返信を、そのまま自動で送ってもよいですか。

受付完了の連絡や、営業時間の案内など、内容が決まっている定型の返信であれば、自動送信も選択肢です。個別の見解、受任の約束、報酬の確定を含む返信は、先生が確認してから送る運用をおすすめします。

Q. 外注先との契約で、必ず入れるべき項目はありますか。

秘密保持、個人情報の取扱い、再委託の制限、漏えい時の連絡、契約終了時のデータの削除は、多くの場合に確認が必要な項目です。個別の契約書の内容は、顧問の専門家などにご確認ください。

Q. 小さな事務所でも導入する意味はありますか。

所長ひとりと職員数名の事務所でも、営業時間外の問い合わせや、日程調整の往復にかかる時間を減らす効果が期待できます。まず日程調整と必要書類の案内から試す方法があります。

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