複合機はレンタルとリースどっち？小規模事務所の判断基準と解約条件

結論: 3年以上同じ場所で同じ機種を使うならリース、1〜2年で状況が変わりうる小規模事務所なら定額レンタルが選びやすい。FAXだけが目的なら複合機は不要なこともある

複合機の導入方法は、リース・レンタル・購入の3つです。小規模事務所や創業期の会社にとって、判断の分かれ目は次の3点です。

1. 何年使うか（契約期間の長さと途中解約の条件）
2. 月に何枚印刷するか（定額で足りるか、1枚ごとの課金が有利か）
3. 何の機能が必要か（A3・FAX・スキャンの要否）

リースは3〜5年の契約が一般的で、契約期間中の解約には残りのリース料の精算が必要になるのが通常です。一方、定額レンタルは契約期間が1年程度からと短く、インクやトナー、保守が月額に含まれるサービスもあります。ただし、レンタルでも「いつでも無料でやめられる」とは限らず、最低利用期間内の解約に違約金がかかるサービスがあるため、利用規約の確認が欠かせません。

また、複合機を検討する理由が「取引先からFAXが届くから」だけなら、FAXをPDFで受け取れるインターネットFAXを使い、印刷は家庭用プリンターやコンビニで済ませるという選択肢もあります。この記事では、それぞれの違いと判断の手順を、公開されている条件をもとに整理します。

判断表: レンタル・リース・購入の違い

比較軸	定額レンタル	リース	購入（新品/中古）
初期費用	0円のサービスもある	少ない	大きい
契約期間	1年程度から	3〜5年が一般的	なし
中途解約	残期間の料金がかかる場合あり	残リース料の精算が一般的	—
月々の費用	定額（消耗品・保守込みのサービスもある）	リース料＋カウンター料（1枚ごとの印刷代）	消耗品・保守を別途
機種の選択	サービスが用意した機種から	新品から選べる	自由
審査	なしと案内するサービスもある	リース会社の審査あり	なし
向いている事業者	創業期・移転の可能性あり	長期で同じ場所・機種	印刷が少ない・長く使う

リースでは、複合機本体の代金をリース料として分割で払い、それとは別に「カウンター料金」として1枚ごとの印刷代を払う形が一般的です。印刷枚数が少ない月は安く、多い月は高くなります。定額レンタルは、印刷枚数の目安の範囲内なら月額が変わらない点が特徴です。

月の印刷枚数別の考え方

印刷枚数は、選び方を左右する最大の要素です。直近数か月の印刷枚数を確認してから判断してください。

月の印刷枚数	考え方
〜数百枚	複合機を置かず、家庭用プリンター＋コンビニ印刷＋ネットFAXで足りる場合がある
〜3,000枚程度	定額レンタルの少量プランが候補。カウンター料金と比べて試算する
〜10,000枚程度	定額レンタルの印刷放題に近いプランと、リースのカウンター料金を比較する
10,000枚超	印刷量に応じた業務用機の見積もり（リース・レンタルとも）を取る

たとえば定額レンタルのプリント革命は、ライトプランで約3,000枚、ベーシックプランで約10,000枚相当の消耗品を提供すると案内しています（記事作成時点）。月の印刷枚数がこの範囲にどう収まるかで、プランの選び方が変わります。

定額レンタルの料金例: プリント革命の公式表記

定額レンタルの具体例として、株式会社シー・コネクトが運営するプリント革命のプランを整理します（月額・税込、記事作成時点）。インク/トナー代・送料・保守料・カウンター代が月額に含まれ、初期費用は0円と案内されています。

機種	種類	最大用紙	ベーシック（約10,000枚）	ライト（約3,000枚）	FAX
BIJ-C12	インクジェット	A4	13,200円	8,800円	○
BIJ-E18	インクジェット	A3	19,800円	13,200円	○
BIJ-E27	インクジェット	A4	29,700円	19,800円	○
CL-B30	レーザー	A4	33,000円	22,000円	○
CL-C39	レーザー	A3	43,780円	32,780円	—

最低利用期間は12ヶ月と公式FAQで案内されています。少人数の事務所でA4中心・月3,000枚以内なら、BIJ-C12のライトプラン（月額8,800円）が最も低い価格帯です。A3が必要ならBIJ-E18かCL-C39が候補になります。

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「レンタルならいつでもやめられる」は本当か

レンタルはリースより契約期間が短いのが利点ですが、解約条件は必ず利用規約で確認してください。プリント革命の利用規約（記事作成時点）では、次のように定められています。

• 無料トライアル: 商品発送日の翌日から7日間。この期間に限り無償で解約できる
• 初回契約期間: 無料トライアル期間＋有償期間で、1年コースまたは申し込んだコースの年数
• 中途解約: 初回契約期間の満了日前に解約すると、本件機械1台につき残りの契約期間分の料金と往復送料が早期解約違約金としてかかる
• 自動更新: 満了日の1か月前までに申し出がなければ、同一条件で1年間更新される
• ライトプランの上限超過: 月間上限枚数を超えた場合はプリント放題プラン料金が請求される

つまり、1年コースで契約した場合、最初の1年分の料金は実質的に払う前提で考える必要があります。これはリースの「残リース料の精算」と同じ構造です。違いは、リースが3〜5年なのに対し、こちらは1年単位で見直せる点にあります。

更新日の管理を忘れると、使わなくなった複合機の料金を1年分払い続けることになります。SaaSと同じように契約台帳で満了日と解約申告の期限を管理する方法は「SaaSの解約忘れを防ぐ契約台帳の作り方」で整理しています。

リースが向いているケース

定額レンタルが万能というわけではありません。次の条件がそろう事業者は、リースのほうが合う場合があります。

• 同じ事務所で3年以上、同じ規模で事業を続ける見込みがある
• 特定メーカーの新しい機種を指定して使いたい（定額レンタルでは機種が限られ、同等機種への変更の可能性もある）
• 月の印刷枚数が少なく、カウンター料金方式のほうが総額が安くなる
• 大量印刷・高速印刷・後処理（ホチキス留めなど）の機能が必要

リースの見積もりを取るときは、「リース料」と「カウンター料金（モノクロ/カラーの1枚単価）」「保守契約の範囲」「中途解約時の精算額」の4点をそろえて、定額レンタルと同じ期間（たとえば3年）の総額で比べてください。

FAXが目的なら、ネットFAXという選択肢

小規模事務所で複合機を検討するきっかけとして多いのが、「取引先から注文書がFAXで届く」というケースです。印刷やコピーがそれほど多くないなら、FAXの受信をインターネットFAXに切り替え、複合機を置かないという選択肢があります。

たとえば秒速FAX Plusは、入会金・初期費用1,650円、月額基本料660円〜、1ページ受信単価0円〜で、受信したFAXを自動でPDFに変換してブラウザやメールで確認できると案内しています。今使っているFAX番号をそのまま使うナンバーポータビリティにも対応とされています（記事作成時点）。送信は別サービスの「秒速FAX送信」（初期費用660円、月額0円、1ページ9円〜）です。

方法	初期費用	月々の費用	向いている事業者
FAX付き複合機（レンタル/リース）＋電話回線	機器・回線の費用	月額＋回線基本料	印刷・コピーもFAXも多い
ネットFAX（受信）＋家庭用プリンター	1,650円＋機器代	660円〜	FAXの受信が中心で印刷は少ない

ネットFAXのメリットは、FAX専用の電話回線が不要になることと、受信したFAXが最初からPDFになるため、紙をスキャンする手間がなくなることです。一方、受信データの閲覧は最大60日間とされているため、保存が必要な書類は自分でダウンロードして保管する運用が必要です。

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3年間の総額で比べる手順

レンタル・リース・ネットFAXの組み合わせを公平に比べるには、同じ期間の総額で並べるのが確実です。次の手順で試算してください。

1. 直近3〜6か月の印刷枚数（モノクロ/カラー別）とFAXの受信枚数を確認する
2. 必要な機能（A3・FAX・スキャン・両面印刷）を決める
3. 定額レンタル: 月額×36か月＋送料（無料のサービスもある）
4. リース: リース料×36か月＋カウンター料金（月の印刷枚数×単価×36か月）＋保守料
5. ネットFAX＋家庭用プリンター: ネットFAXの初期費用＋月額×36か月＋プリンター本体＋インク代
6. 移転・閉鎖の可能性があるなら、途中解約したときの費用も各方法で計算する

この比較で、定額レンタルとリースの総額が近いなら、契約期間が短く見直しやすい定額レンタルを、リースが明らかに安く3年以上使う見込みがあるならリースを、という判断ができます。

事務所のタイプ別のおすすめの組み合わせ

小規模事務所といっても、業種や働き方で必要な機能は変わります。よくあるタイプ別に、検討の出発点を整理します。

事務所のタイプ	印刷の特徴	検討の出発点
1〜3人の士業・コンサル	契約書・報告書のA4印刷が中心、FAXは受信のみ	定額レンタルのA4機の少量プラン、またはネットFAX＋家庭用プリンター
建設・不動産の営業所	図面などA3の印刷、FAXの送受信が多い	A3対応・FAX付きの機種（定額レンタルかリース）
店舗のバックヤード	チラシ・POPのカラー印刷、印刷枚数に波がある	カラーの印刷枚数で定額プランを選び、繁忙期の超過条件を確認
バーチャルオフィス＋自宅で開業	印刷は少ない、FAX番号だけ必要	ネットFAXのみ。複合機は置かない
移転・増床の予定がある	1〜2年で設置場所が変わる	契約期間の短い定額レンタル。返却の手順と費用を確認

この表はあくまで出発点です。最終的には、直近の印刷枚数とFAXの送受信枚数を数えて、同じ期間の総額で比べてください。

移転・閉鎖のときに困らないための確認

複合機の契約で後から困りやすいのが、事務所の移転や閉鎖のタイミングです。契約前に、次の流れがどうなっているかを確認しておくと安心です。

• 返却の方法: プリント革命の案内では、解約したい日の1か月以上前に連絡し、届いたときの箱に梱包し直して集荷に渡す流れで、伝票は事業者側が手配するとされています
• 返却の期限: 利用規約では、契約終了後10日以内に返還しない場合、月額使用料相当額の返還遅延損害金がかかると定められています
• データの消去: 返却された機械はデータのクリーンナップを行うと案内されています。スキャンデータなどを本体に保存している場合は、返却前に自社でも確認する
• 移転先での再設置: 移転時に同じ機械を持っていく場合の配送・設置の扱い

リースの場合も、移転時の移設費用や、契約期間中の解約時の精算額を契約前に確認してください。「事務所を移るときにいくらかかるか」を把握しておくことが、レンタルとリースのどちらを選ぶかの判断材料にもなります。

契約前に確認する6項目

確認項目	定額レンタル	リース
最低利用期間・契約期間	例: 12ヶ月	3〜5年が一般的
中途解約時の費用	残期間の料金・往復送料など	残リース料の精算
自動更新の有無と解約申告期限	例: 満了1か月前	再リース・返却の条件
印刷枚数の上限と超過時の扱い	例: ライトは上限超過で上位プラン料金	カウンター料金で青天井
保守・消耗品の範囲	月額に含むか	保守契約の範囲
審査・支払方法	カード/請求書払い（審査あり）など	リース会社の審査

よくある質問

Q. 小規模事務所なら、レンタルとリースどちらが安いですか？

A. 印刷枚数と使う年数で変わります。定額レンタルは月額が一定、リースはリース料＋1枚ごとのカウンター料金が一般的です。同じ期間（たとえば3年）の総額で比べてください。

Q. レンタルなら途中解約は無料ですか？

A. サービスによります。プリント革命の利用規約では、初回契約期間の満了日前の中途解約に、残りの契約期間分の料金と往復送料の早期解約違約金がかかると定められています。

Q. 創業したばかりでもリースは組めますか？

A. リースはリース会社の審査があり、設立直後は条件が厳しくなる場合があります。個別の審査基準は各社に確認してください。プリント革命はリース比較のページで「利用開始に際して審査がない」と案内しています（請求書払いのマネーフォワード決済は審査あり）。

Q. FAXのためだけに複合機は必要ですか？

A. FAXの受信が中心なら、インターネットFAXで受信をPDF化し、複合機を置かない方法もあります。送信が多い場合は送信用サービスも必要です。

Q. 定額レンタルの印刷枚数を超えたらどうなりますか？

A. プリント革命の利用規約では、ライトプランで月間上限枚数を超えた場合はプリント放題プラン料金が請求されるとされています。繁忙期に枚数が増える事業者は上位プランを検討してください。

まとめ

• 判断の軸は「何年使うか」「月に何枚印刷するか」「どの機能が必要か」の3つ
• 3年以上同じ場所・機種で使うならリース、1〜2年で状況が変わりうるなら定額レンタルが選びやすい
• 定額レンタルでも最低利用期間内の解約には違約金がかかる場合があり、自動更新の申告期限も確認が必要
• FAXの受信だけが目的なら、ネットFAXで複合機を置かない選択肢もある
• 比較は同じ期間の総額（途中解約の費用を含む）で行う