バックオフィスSaaS
中小企業のSaaS解約忘れを防ぐ管理台帳の作り方｜スプレッドシートの列構成と月次チェック手順
結論: 台帳に必要な列は8つ。「解約期限」と「担当者」の2列が無いと台帳は機能しない
SaaSの解約忘れは、ツールを入れた人と請求書を処理する人が別で、「いつまでに誰が解約を判断するか」が決まっていないことで起きます。防ぐには高機能なツールより、次の8列を持つ台帳と、月1回30分のチェックで十分なケースがほとんどです。
| 列 | 内容 | なぜ必要か |
|---|---|---|
| サービス名 | 例: Notta、クラウドサイン | — |
| 利用部署・担当者 | 継続可否を判断できる人 | 「誰も判断しない」を防ぐ |
| 契約形態 | 月額／年額／従量 | 年額は解約タイミングを逃すと1年分の損失 |
| 月額換算 | 年額なら÷12 | 部署間で比較できる単位に揃える |
| 契約開始日・次回更新日 | 契約書・管理画面から転記 | 自動更新の起点 |
| 自動更新の有無と解約期限 | 例: 更新日の30日前まで | 最重要列。 期限を過ぎると解約できない |
| 利用人数（アカウント数） | 実際にログインしている人数 | 「契約10名・利用2名」を可視化 |
| 直近の利用確認日・判断 | 継続／縮小／解約 | 判断の履歴を残す |
以下、解約忘れが起きる構造、台帳の運用手順、専用ツールへ移る目安の順に整理します。
解約忘れが起きる3つの構造
- 申込者と支払者が違う: 現場が試しに契約し、請求だけ経理に回る。経理は「使っているか」を判断できない
- 年額・自動更新の期限を把握していない: 多くのSaaSは「更新日の○日前までに申し出がなければ自動更新」の条項を持つ。更新日を知らなければ期限も分からない
- 人数課金の縮小をしない: 退職・異動でアカウントが空いても、契約人数を減らす手続きをしていない
3つとも「情報が1か所に無い」ことが原因です。台帳はその1か所を作る作業です。
台帳の作り方: 最初の1時間でやること
- 請求元を洗い出す: クレジットカード明細・銀行引き落とし・請求書の3つから、過去3か月のSaaS課金をすべて拾う。会計ソフトを使っていれば、勘定科目「通信費」「支払手数料」等の摘要で絞り込めます
- 各サービスの管理画面で契約情報を確認する: 契約形態、次回更新日、契約アカウント数を転記。自動更新の条項は利用規約か契約確認メールに書かれています
- 担当者を1人決める: 部署ではなく個人名。異動時は引き継ぎ項目に入れる
- 解約期限を計算して入力する: 「更新日 − 事前通知日数」。この列にだけ条件付き書式（30日以内で黄色、7日以内で赤）を設定する
スプレッドシートは Google スプレッドシート・Excel のどちらでも構いません。共有フォルダに置き、経理と各担当者の両方が編集できる状態にします。
月次チェックの手順（30分）
毎月の締め作業に次の手順を組み込みます。
- 解約期限が60日以内の行を抽出する（フィルタで並べ替え）
- 担当者に「継続／縮小／解約」を確認する。返答が無い場合は「解約候補」として経理から再確認する
- 利用人数を管理画面で確認し、契約人数と差があれば縮小手続きをする
- 判断と日付を台帳に記録する
年1回は、台帳の合計（月額換算）を前年と比較します。SaaSは1つずつは小さくても、合計すると人件費に近い額になっていることがあります。
専用のSaaS管理ツールに移る目安
台帳で回らなくなる目安は、サービス数が30を超えるか、部署ごとに勝手に契約するケースが月1回以上あるかのどちらかです。この段階では、SaaS管理専用のツールで、利用状況の自動取得やアカウントの棚卸しをする方が手間が減ります。たとえばマネーフォワードは、SaaSの利用状況とコストを一元管理するサービス「マネーフォワード Admina」を提供しています（出典: マネーフォワード Admina 公式）。機能・料金は変更されることがあるため、導入前に公式サイトで最新情報を確認してください。
会計ソフト側でSaaS費用を科目・摘要で追えるようにしておくと、台帳と会計データの突き合わせが楽になります。会計ソフトの選び方は「マネーフォワード クラウド会計の料金・機能」も参照してください。
導入時に見落としやすいポイント
- 無料トライアルの終了日も台帳に入れる: トライアルから自動で有料化するサービスは、解約期限＝トライアル終了日です
- 個人のカードで払っているSaaSを拾う: 経費精算に混ざっている課金は請求元の洗い出しから漏れやすい項目です
- 解約の手続き方法を控えておく: 「管理画面から」「メールで申請」「電話のみ」とサービスで異なり、電話のみの場合は期限直前だと間に合わないことがあります
よくある質問
Q. 台帳はGoogleスプレッドシートとExcelのどちらがいいですか？ 複数人で同時に編集し、通知を出したいならGoogleスプレッドシートが向いています。Excelでも運用できますが、共有フォルダ上のファイルを各自が上書きしないルールが必要です。
Q. 解約期限を過ぎてしまった場合は？ 自動更新後でも、次の更新日までに解約を申し出れば、その次の期間からは止まります。まず台帳の更新日を1期間分ずらし、解約期限を再計算してください。
Q. 部署ごとに台帳を分けてもいいですか？ 分けると合計が見えなくなります。1つの台帳に「部署」列を持たせ、フィルタで部署別に見る形にしてください。
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